Groove 2007, 你的工作新伙伴3

Part 3 怎样使用Groove 2007

 

怎样使用Groove？如果各位已经对Groove感兴趣了，可以遵从这篇日志的说明创建一个Groove帐户爽上一把。

如果你是企业里面的IT Pro，需要在企业里面部署Office Groove，那么不必遵从这篇文档的说明，因为Groove在企业中的可管理式部署能够帮助用户跳过前面的几个步骤，只是需要辛勤的IT Pro们多做一些事情。（以下介绍均未不进行集中管理的情形）

 

1）创建Groove帐户

创建Groove 2007帐户不是什么复杂的事情，只是情况不同，我们需要进行的设置不同。当用户第一次运行Groove 2007的时候，会看到一个“帐户配置向导”，经过这个向导即可帮助用户创建Groove 2007帐户。在这里面有两个选项：

1.1 新建Groove帐户

1.2 使用已创建的Groove帐户

在这里面用户可以根据需要进行选择，如果压根就没用过Groove，自然选择“新建Groove帐户”。如果对于已经有了Groove帐户，只是希望在新的计算机上使用自己的帐户进行登录，可以选择“使用已创建的Groove帐户”，只是这是Groove会要求用户指定一个帐户文件（Groove的帐户信息可以保存成一个文件，从而在其他计算机上打开。）

在这里我们选择新建Groove帐户。在接下来的界面中，Groove会询问我们是否拥有配置代码，这个配置代码是什么意思呢？？作为不被集中管理的Groove用户，我们完全可以不必在意它，选择“我没有配置代码”即可。而笔者所在的公司是有集中管理的要求的，所以你会发现我的那一项是灰色不可选择的状态。

在接下来的步骤中，只需要按照要求填写您的帐户信息，即可完成帐户的创建工作。

 

2）添加联系人

创建完Groove帐号后你会进入一个叫做启动栏的界面，看上去有点像我们常用的MSN，但它可不是MSN，而是Groove的初始界面，在里面能够看到“联系人”和“工作区”两个选项标签。联系人自然不必多说，就是一个一个的联系人呗，添加了联系人，就能实现信息沟通的工作。添加的方法也很简单，点击添加联系人，然后在弹出的界面中输入要查找的联系人，搜索即可。

在这个界面的右侧，有个“包含公共Groove目录”，这个选项是什么意思呢？－－如果在创建Groove帐号时选择了“在公共Groove目录中列出”项目，这个帐户就能通过公共Groove目录搜索到。也许您已经猜到，微软提供了一个公共的服务器来维护这些允许在公共Groove目录上可见的用户帐户的列表。

好了，接下来，找到这个联系人，添加就行了。

//需要说明的是，有人会发现这样的情况：输入了一个人的名字，但是搜索不出来，这属于正常现象，有可能此人未允许在公共Groove目录中列出。另外，如果在同一个局域网内，即便没有选择在公共Groove目录列出，也应当能够搜索出来，Groove会通过广播的形式告知局域网内其他Groove用户“我也在”，但是仍有可能搜索不到，也许是因为同一局域网中的用户还没有发送类似的广播。

//另外，不建议用户用Groove的联系人功能作为日常IM沟通的平台，在即时消息沟通上，Groove不如Communicator或MSN，Groove的联系人功能更适用于团队几个成员之间进行临时的消息通讯，或者状态知晓。

接下来要说的才是Groove的重点～

 

3）创建工作区

Groove中的协作基本都是在“工作区”中完成的，所谓工作区就是我们前面所说的“将工具、团队、信息整合在一起”的那个平台。创建工作区比添加联系人简单，在工作区页签下面选择创建工作区，选择一种模板即可（如果你不知道选什么，就选标准）

刚刚说了，工作区就是把工具、团队和信息集成在一个平台，接下来的工作自然就是设置一下刚刚创建的工作区，让他们集成起来。

设置工具：点击文件、讨论右边的小钮，能够看到一个选单：

在这里可以添加各种协作中用到的工具（至于每个工具怎么用，恕我实在没有精力挨个介绍，各位读者可以自己试试，都挺简单的，搞不明白在留言或者发邮件问我吧 liliang.cn[at]gmail.com）

添加信息更是简单，在文件工具中，只需要把希望共享的文档拽进来就行了，在其他的工具下，可以非常简单的通过界面直接添加各种信息。

当把工具和信息都添加完成以后，我们就可以邀请团队成员进入到工作区展开工作了。（最好把工具和信息这些该初始化的初始化好了再邀请，就像是房子入住前要装修一样）

邀请用户有多种方式，一种是在工作区右侧输入对方的邮件地址，然后搜索相应的用户帐户，直接用Groove进行邀请。这种方法简单便捷，但是有可能会搜索不到某些用户，而且邀请得一个一个来。

另外一种方法，也是我常用的方法，是在工作区的文件菜单下面，选择“将邀请保存成文件”，然后将保存好的邀请文件通过MSN、电子邮件等方式发送给团队的其他成员，这样他们一双击这个文件就能够加入到工作区了。

 

当成员也加入到工作区，大家就能够在这样一个工作平台上展开协作了！

//本篇博客简单的介绍了一下Groove进行协作的基本流程，非常简单，其实更多功能只需要各位亲自尝试一下就清楚了，Groove中的这些功能要比Excel的函数什么的简单多了，相信大家自己摸索一下就能够搞定。